StartseiteRatgeber
Cloud in der Zahnarztpraxis
Von der Praxissoftware bis zur Datensicherung: Prüfen Sie, welche Cloud-Dienste Patientendaten verarbeiten und ob die Verträge passen.
Viele Praxen nutzen bereits Cloud-Dienste: für Praxissoftware, Bildarchive, Terminbuchung, Datensicherung oder Fernwartung. Prüfen Sie jeden Dienst einzeln. Entscheidend sind Vertrag, Verarbeitungsort, Zugriffsrechte, Sicherheit und die Rückgabe der Daten beim Wechsel.
Was in Ihrer Praxis in der Cloud liegen kann
Gehen Sie alle Systeme und Dienstleister durch, nicht nur die Praxissoftware.
- 01Praxisverwaltungssoftware
- Bei einer Miet- oder Serverversion liegen Daten häufig nicht mehr in der Praxis. Was in den Vertrag gehört, erklären wir unter Praxissoftware und Datenschutz.
- 02Datensicherung
- Speichert ein Rechenzentrum Ihre Sicherungen, kann dessen Betreiber Auftragsverarbeiter sein. Das gilt auch bei verschlüsselten Daten.
- 03Bildarchiv
- Röntgen- und Kameraaufnahmen sind Gesundheitsdaten. Für Röntgenaufzeichnungen gelten zudem eigene Aufbewahrungsfristen.
- 04Online-Terminbuchung
- Dabei gehen mindestens Namen und Kontaktdaten, häufig auch der Behandlungsanlass, an einen Dienstleister. Mehr dazu steht unter Online-Terminbuchung in der Zahnarztpraxis.
- 05Dokumentenaustausch und Dokumentation
- Geteilte Laufwerke, Übertragungsdienste sowie Diktat- und Dokumentationswerkzeuge können Befunde, Bilder oder Sprache in einem Rechenzentrum verarbeiten. Bei KI-Funktionen gelten zusätzliche Fragen, die wir unter KI in der Zahnarztpraxis erklären.
- 06Fernwartung
- Auch ein zeitweiliger Zugriff von außen ist eine Verarbeitung, die geregelt und dokumentiert werden muss.
Jede dieser Tätigkeiten gehört in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag
Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten nach Ihren Weisungen, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit den Pflichtinhalten aus Artikel 28 DSGVO. Der Vertrag muss unter anderem regeln:
- Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung
- Vertraulichkeit der eingesetzten Personen
- technische und organisatorische Maßnahmen
- Unterstützung bei Betroffenenrechten und Datenschutzvorfällen
- Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende
- Nachweise und Prüfungsrechte
Fragen Sie außerdem nach der vollständigen Liste der Unterauftragnehmer. Ein Cloud-Anbieter nutzt oft weitere Rechenzentren, Sicherungs- oder Versanddienste. Weitere Auftragsverarbeiter dürfen nur mit Ihrer Genehmigung eingesetzt werden. Bei einer allgemeinen Genehmigung muss der Anbieter über Änderungen informieren und Ihnen ein Einspruchsrecht geben. Klären Sie, wie diese Information erfolgt und wer sie in Ihrer Praxis prüft.
Schweigepflicht und mitwirkende Personen
Zahnärztinnen und Zahnärzte sind Berufsgeheimnisträger. Ein Anbieter darf Zugang zu Patientendaten nur erhalten, soweit das für seine Tätigkeit erforderlich ist und er als mitwirkende Person eingebunden wurde.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag regelt die Datenschutzpflichten. Zusätzlich müssen die beteiligten Personen zur Geheimhaltung verpflichtet sein. Begrenzen Sie Zugriffe auf das notwendige Maß und protokollieren Sie, wer wann zugegriffen hat. Bei der Fernwartung ist ein Zugang, der nur auf Anforderung geöffnet und anschließend geschlossen wird, besser kontrollierbar als ein dauerhaft offener Zugang.
Verarbeitungsort und Drittlandzugriff
Ein Rechenzentrum in Deutschland sagt noch nicht, von wo aus Administration und Support zugreifen. Fragen Sie deshalb nach Standort, Unternehmenssitz und tatsächlichen Zugriffsmöglichkeiten.
Für eine Übermittlung außerhalb der Europäischen Union ist eine Grundlage nach Kapitel V DSGVO nötig. Das kann ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission sein. Fehlt er, kommen geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln in Betracht.
Bei Anbietern in den USA kann der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework greifen, wenn das konkrete Unternehmen wirksam zertifiziert ist. Prüfen Sie die Zertifizierung für den Vertragspartner und verlassen Sie sich nicht allein auf die Aussage „Serverstandort EU“.
Für Cloud-Dienste mit Gesundheitsdaten gelten zusätzlich die Vorgaben des § 393 SGB V. Vertragszahnarztpraxen gehören zum Adressatenkreis. Die Verarbeitung ist nur in den dort genannten Staaten zulässig und die datenverarbeitende Stelle braucht eine Niederlassung in Deutschland. Seit dem 1. Juli 2025 ist grundsätzlich ein aktuelles C5-Testat vom Typ 2 erforderlich. Bei einem nach dem 30. Juni 2025 erstmals in Verkehr gebrachten System genügt für die ersten 18 Monate ein Typ-1-Testat; auch gesetzlich zugelassene gleichwertige Nachweise sind möglich.
Wenn der Dienst ausfällt
Datenschutz umfasst auch Verfügbarkeit, Belastbarkeit und die rasche Wiederherstellung nach einem Zwischenfall. Überlegen Sie vor dem Vertragsabschluss, wie die Praxis weiterarbeitet, wenn das System am Montagmorgen nicht erreichbar ist.
- 01Erreichbarkeit: Welche Reaktionszeiten sind zugesagt und wen erreichen Sie im Störungsfall?
- 02Notzugriff: Gibt es einen regelmäßigen Export in einem Format, das Sie ohne den Anbieter lesen können?
- 03Vertragsende: In welchem Format und innerhalb welcher Frist erhalten Sie die Daten zurück, was kostet der Export und wann werden Kopien gelöscht?
Klären Sie dafür drei Punkte:
Sieben Fragen vor der Unterschrift
Lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben. Wir prüfen mit Ihnen, ob Vertrag, Nachweise und tatsächlicher Einsatz zusammenpassen. Eine Produkt- oder Anbieterempfehlung ist nicht Teil dieser Prüfung.
- Liegt ein vollständiger Auftragsverarbeitungsvertrag vor?
- Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt und wie erfahren Sie von Änderungen?
- Sind die eingesetzten Personen zur Geheimhaltung verpflichtet?
- Wo liegen die Daten und von wo aus können Wartung und Support zugreifen?
- Wie sind Verschlüsselung und Schlüsselverwaltung geregelt?
- Welche Nachweise gibt es zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen?
- Wie erhalten Sie bei einem Wechsel alle Daten zurück?
Wie Cloud-Dienste in die übrigen Pflichten passen, steht unter Datenschutz in der Zahnarztpraxis. Die Dokumentation erklären wir bei Verarbeitungsverzeichnis und TOMs.
Ratgeber für Zahnarztpraxen
Verständliche Antworten auf die Datenschutzfragen, die uns in Zahnarztpraxen regelmäßig begegnen.
Datenschutz in der Zahnarztpraxis
Ein verständlicher Überblick über die Datenschutzthemen, die im Praxisalltag wirklich eine Rolle spielen.
Weiterlesen02WhatsApp in der Zahnarztpraxis
WhatsApp ist schnell und bequem. Bei Patientendaten braucht Ihre Praxis trotzdem klare Regeln und sichere Alternativen.
Weiterlesen03Künstliche Intelligenz in der Zahnarztpraxis
Viele Praxen nutzen bereits KI. Wir erklären, welche Pflichten daraus entstehen und was Sie dokumentieren sollten.
Weiterlesen04Praxissoftware und Datenschutz
Wer darf auf welche Daten zugreifen? Was muss im Vertrag stehen? Und was passiert bei einem Softwarewechsel?
Weiterlesen05Telematikinfrastruktur und Datenschutz
Wir ordnen die Vorgaben zur Telematikinfrastruktur ein und zeigen, was davon für Zahnarztpraxen gilt.
Weiterlesen06Online-Terminbuchung und Praxiswebsite
Schon beim ersten Seitenaufruf können Daten an externe Dienste fließen. Wir zeigen, wo Sie genau hinsehen sollten.
WeiterlesenWas im kostenlosen Check passiert
Im Check prüfen wir die Verträge, Zugriffe und Nachweise Ihrer Cloud-Dienste.
In 45 Minuten sprechen wir über die wichtigsten Abläufe Ihrer Praxis: Anmeldung, Dokumentation, Kommunikation, Software und Abrechnung. Anschließend erhalten Sie unsere Einschätzung schriftlich.
Der Check ist kostenlos und unverbindlich. Danach wissen Sie, welche Punkte Sie selbst erledigen können und wobei Unterstützung sinnvoll wäre.
- Keine Vorbereitung nötig
- Schriftliche Zusammenfassung
- Persönlicher Ansprechpartner