Bestandsaufnahme
Wir gehen die tatsächlichen Datenwege, Systeme, Zuständigkeiten und Zugriffe Ihrer Praxis durch.
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Externer Datenschutzbeauftragter für die Zahnarztpraxis
Ob Ihre Praxis einen Datenschutzbeauftragten benennen muss, hängt nicht allein von der Teamgröße ab.
Ob eine Zahnarztpraxis einen Datenschutzbeauftragten benennen muss, lässt sich nicht allein an der Teamgröße ablesen. Entscheidend sind die Zahl der Personen mit regelmäßigem Datenzugriff, die konkreten Verarbeitungen und die Auffassung der zuständigen Landesaufsichtsbehörde.
Wann eine Benennung erforderlich sein kann
Das Bundesdatenschutzgesetz nennt eine feste Schwelle: Ein Datenschutzbeauftragter ist zu benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten. Eine Pflicht kann unabhängig von dieser Zahl bestehen, wenn eine Verarbeitung eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfordert.
- 01Alle Personen mit regelmäßigem Zugriff auf Patientendaten zählen.
- 02Besondere oder besonders umfangreiche Verarbeitungen erfassen.
- 03Die zuständige Landesaufsichtsbehörde und deren Hinweise prüfen.
- 04Das Ergebnis mit Datum und Fundstellen dokumentieren.
Gezählt werden Personen, keine Vollzeitstellen. Nach der Auslegung des Hessischen Beauftragten für Datenschutz gehören auch der Praxisinhaber, Auszubildende sowie Beschäftigte in Mutterschutz oder Elternzeit dazu. Reinigungskräfte zählen ohne entsprechenden Datenzugriff nicht mit. Zwei Teilzeitkräfte ergeben zwei Personen.
Zusätzlich greift Artikel 37 DSGVO, wenn die Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Datenkategorien besteht. Gesundheitsdaten gehören zu diesen Kategorien. Erwägungsgrund 91 spricht allerdings dagegen, die Verarbeitung durch einen einzelnen Arzt oder anderen Angehörigen eines Gesundheitsberufs als umfangreich anzusehen. Die Datenschutzkonferenz hat deshalb 2018 beschlossen, dass bei Arztpraxen und vergleichbaren Einrichtungen in aller Regel keine umfangreiche Verarbeitung anzunehmen ist.
Die Landesaufsichtsbehörden wenden diese Ausgangslage unterschiedlich an. Nordrhein-Westfalen stellt grundsätzlich auf 20 Personen einschließlich des Behandlers ab und nennt Ausnahmen, etwa eine erforderliche Datenschutz-Folgenabschätzung, neue risikoerhöhende Technologien oder große Mehrbehandler-Einrichtungen. Niedersachsen nennt für Praxen und Berufsausübungsgemeinschaften zehn Personen, die Patientendaten verarbeiten. Unterhalb dieser Zahl können unter anderem komplexe Medizinprodukte, nicht nur gelegentliche Telemedizin, Videotechnik im Behandlungsverfahren oder ein überproportional großer Patientenstamm eine Rolle spielen.
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist durchzuführen, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen mit sich bringt. Die umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien ist dafür ein gesetzliches Beispiel. Dass die normale Praxisverwaltung nicht in einer behördlichen Muss-Liste steht, ersetzt die dokumentierte Vorabprüfung nicht.
Für die Praxis ergibt sich daraus ein klarer Prüfweg:
Was für eine externe Lösung spricht
In kleineren Praxen fällt die Aufgabe intern oft an die Praxismanagerin oder die QM-Beauftragte. Diese Person organisiert meist selbst Berechtigungen, Verträge und Abläufe. Eine unabhängige Kontrolle derselben Arbeit ist dann nur eingeschränkt möglich.
Hinzu kommt die laufende Pflege. Die IT-Sicherheitsrichtlinie für vertragszahnärztliche Praxen wird regelmäßig geprüft und an Technik und Bedrohungslage angepasst. Änderungen müssen bewertet und in die Praxisabläufe übernommen werden.
Eduodo wird von einem DEKRA-zertifizierten Datenschutzauditor geführt und arbeitet ausschließlich im Gesundheitswesen. Im Erstgespräch klären wir, ob eine laufende Betreuung für Ihre Praxis sinnvoll ist.
Was wir übernehmen
Die Unterschiede zwischen laufender Betreuung, einmaliger Bestandsaufnahme und Schulung finden Sie unter Leistungen für Zahnarztpraxen.
Dokumentation
Dazu gehören das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, die technischen und organisatorischen Maßnahmen, das Löschkonzept und der Meldeweg für Datenschutzvorfälle. Den Aufbau erläutern wir unter Verarbeitungsverzeichnis und technische Maßnahmen.
Verträge
Für Dienste wie Praxissoftware, Fernwartung, externe Archivierung oder Aktenvernichtung prüfen wir die vorhandenen Auftragsverarbeitungsverträge und die darin genannten Unterauftragnehmer.
Vorfälle
Wir unterstützen bei der Bewertung und Dokumentation einer Datenschutzverletzung. Eine erforderliche Meldung muss unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden erfolgen.
Meldung des Datenschutzbeauftragten
Nach der Benennung müssen der zuständigen Aufsichtsbehörde die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten mitgeteilt werden. Wir übernehmen die Meldung, legen die Bestätigung in der Praxisdokumentation ab und aktualisieren sie bei Änderungen.
Ihr Ansprechpartner: Lukasz Lepiocha
Lukasz ist DEKRA-zertifizierter Datenschutzauditor und bei neuen Anfragen Ihr erster Ansprechpartner. Auch wenn eine E-Mail falsch verschickt wurde, ein Datenträger fehlt oder Post von der Aufsichtsbehörde kommt, erreichen Sie uns direkt.
Schweigepflicht bei externen Partnern
Ein externer Datenschutzbeauftragter kann bei seiner Arbeit Patientengeheimnisse erfahren. § 203 StGB erlaubt die Einbindung externer mitwirkender Personen nur im erforderlichen Umfang. Die Praxis muss außerdem dafür sorgen, dass diese Personen zur Geheimhaltung verpflichtet sind. Die IT-Sicherheitsrichtlinie verlangt vor dem Zugang zu vertraulichen Informationen ebenfalls eine schriftliche Vertraulichkeitsvereinbarung.
Unsere Verpflichtung liegt dem Vertrag bei und wird unterschrieben, bevor wir auf Systeme oder Unterlagen der Praxis zugreifen. Der Zugriff wird auf das beschränkt, was für die jeweilige Aufgabe erforderlich ist.
So beginnt die Zusammenarbeit
Im kostenlosen Check klären wir die Personenzahl, die zuständige Aufsichtsbehörde und besondere Verarbeitungen. Sie erhalten anschließend eine schriftliche Einschätzung mit den verwendeten Fundstellen.
Wenn Sie uns beauftragen, folgen Benennung, Behördenmeldung, Bestandsaufnahme und ein Maßnahmenplan mit klarer Reihenfolge. Die laufende Betreuung schließt die regelmäßige Prüfung der Unterlagen und Abläufe ein. Weitere Informationen zu Laufzeit und Kosten stehen unter Was es kostet.
Was Praxen sonst noch fragen
Was kostet das?
Nach dem kostenlosen Check erhalten Sie ein schriftliches Angebot. Der Preis hängt von der Größe und Zahl Ihrer Standorte, Ihrer technischen Umgebung, den vorhandenen Unterlagen und dem gewünschten Leistungsumfang ab.
Wird es teurer, wenn es eilig ist?
Nein. Wir berechnen keinen Zuschlag dafür, dass ein Schreiben der Aufsichtsbehörde auf dem Tisch liegt.
Was kostet der Check?
Nichts. Das Gespräch dauert 45 Minuten, ist unverbindlich und erfordert keine Vorbereitung.
Und wenn wir Sie gar nicht brauchen?
Dann sagen wir Ihnen, welche offenen Punkte Ihr Team selbst erledigen kann. Aus dem kostenlosen Check entsteht keine Verpflichtung zur Zusammenarbeit.
Ratgeber für Zahnarztpraxen
Verständliche Antworten auf die Datenschutzfragen, die uns in Zahnarztpraxen regelmäßig begegnen.
01 · Überblick
Datenschutz in der Zahnarztpraxis
Ein verständlicher Überblick über die Datenschutzthemen, die im Praxisalltag wirklich eine Rolle spielen.
Weiterlesen02WhatsApp in der Zahnarztpraxis
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Weiterlesen05Telematikinfrastruktur und Datenschutz
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WeiterlesenWas im kostenlosen Check passiert
Im Check klären wir Ihre Personenzahl, die zuständige Aufsichtsbehörde und besondere Verarbeitungen.
In 45 Minuten sprechen wir über die wichtigsten Abläufe Ihrer Praxis: Anmeldung, Dokumentation, Kommunikation, Software und Abrechnung. Anschließend erhalten Sie unsere Einschätzung schriftlich.
Der Check ist kostenlos und unverbindlich. Danach wissen Sie, welche Punkte Sie selbst erledigen können und wobei Unterstützung sinnvoll wäre.
- Keine Vorbereitung nötig
- Schriftliche Zusammenfassung
- Persönlicher Ansprechpartner