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Wenn QM und Datenschutz zusammenpassen, werden Vorgaben zu klaren Abläufen für Ihr Praxisteam.
Qualitätsmanagement und Datenschutz werden in vielen Praxen getrennt gepflegt. Dabei betreffen beide oft dieselben Abläufe, Zuständigkeiten und Schulungen.
Sie müssen die Unterlagen nicht doppelt führen. Arbeitsabläufe können im QM-Handbuch stehen, während Verzeichnisse, Verträge und weitere Datenschutz-Nachweise als eigene Dokumente geführt und daraus verlinkt werden.
Vertragszahnärztliche Praxen müssen ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement einführen und weiterentwickeln. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Sozialgesetzbuch. Die Anforderungen regelt der Gemeinsame Bundesausschuss in seiner Qualitätsmanagement-Richtlinie. Für die vertragszahnärztliche Versorgung gelten die Konkretisierungen in Teil B, Anlage 2.
Die Kassenzahnärztlichen Vereinigungen fordern alle zwei Jahre eine zufällig ausgewählte Stichprobe von vier Prozent der teilnehmenden Praxen zur schriftlichen Darlegung ihres Qualitätsmanagements auf. Dafür sollten die Unterlagen aktuell, datiert und leicht auffindbar sein.
Daneben gilt die Berufsordnung Ihrer Landeszahnärztekammer. Sie regelt unter anderem die Verschwiegenheit. Verbindlich ist die jeweilige Landesregelung, nicht die Musterberufsordnung der Bundeszahnärztekammer.
Im QM-Handbuch steht bereits, wie Patienten aufgenommen, Behandlungen dokumentiert und Leistungen abgerechnet werden. Für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzen Sie je Ablauf Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger und Löschfrist.
Legen Sie fest, wer eine Datenpanne meldet, eine Auskunftsanfrage bearbeitet und Berechtigungen in der Praxissoftware vergibt oder entzieht.
Das QM dokumentiert Einweisungen. Der Datenschutz verlangt die Sensibilisierung der Beschäftigten und die Vorgabe, dass Daten nur auf Anweisung verarbeitet werden. Eine gemeinsame Schulungsliste kann beide Themen abdecken. Formate dafür finden Sie unter Datenschutzschulung für das Praxisteam.
Jedes Dokument braucht eine aktuelle Fassung, ein Datum und eine zuständige Person. So kann die Praxis nachweisen, dass sie ihre Datenschutzpflichten erfüllt.
Ins QM-Handbuch gehören Arbeitsanweisungen, die das Team im Alltag braucht. Zum Beispiel:
Eigenständige Nachweisdokumente bleiben separat. Dazu gehören das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitungsverträge, Verpflichtungen auf Vertraulichkeit, die Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen und Einwilligungen. Das Verzeichnis muss der Aufsichtsbehörde auf Anforderung vorgelegt werden können.
Verbinden Sie beide Bereiche mit eindeutigen Verweisen. So gibt es für jedes Dokument nur eine aktuelle Fassung.
Bei einer Prüfung zählt, ob die Abläufe nachvollziehbar und aktuell sind. Halten Sie für die Kernbereiche jeweils ein Dokument mit Datum und zuständiger Person bereit:
Für meldepflichtige Datenschutzverletzungen gilt im Regelfall eine Frist von 72 Stunden ab Bekanntwerden. Der Meldeweg sollte deshalb mit Namen und erreichbaren Kontaktdaten im Handbuch stehen.
Häufig pflegt die Praxismanagerin oder QM-Beauftragte auch die Datenschutzunterlagen. Das ist für die laufende Organisation sinnvoll. Bei einer Benennung zur Datenschutzbeauftragten kann jedoch ein Interessenkonflikt entstehen, wenn dieselbe Person die Abläufe gestaltet, Berechtigungen vergibt und anschließend unabhängig kontrollieren soll.
Ob dieser Konflikt im konkreten Fall besteht und ob Ihre Praxis überhaupt einen Datenschutzbeauftragten benennen muss, erklären wir unter Externer Datenschutzbeauftragter für die Zahnarztpraxis.
In der Praxis kann die QM-Beauftragte die internen Abläufe und Unterlagen pflegen, während eine unabhängige Stelle die Kontrolle und gegebenenfalls die formelle Benennung übernimmt.
Den Überblick über die Pflichten finden Sie unter Datenschutz in der Zahnarztpraxis. Mehr zu Verzeichnis und Maßnahmen steht bei Verarbeitungsverzeichnis und TOMs.
Verständliche Antworten auf die Datenschutzfragen, die uns in Zahnarztpraxen regelmäßig begegnen.
Ein verständlicher Überblick über die Datenschutzthemen, die im Praxisalltag wirklich eine Rolle spielen.
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WeiterlesenIm Check sehen wir, welche Datenschutzabläufe bereits im QM-Handbuch stehen und welche Nachweise noch fehlen.
In 45 Minuten sprechen wir über die wichtigsten Abläufe Ihrer Praxis: Anmeldung, Dokumentation, Kommunikation, Software und Abrechnung. Anschließend erhalten Sie unsere Einschätzung schriftlich.
Der Check ist kostenlos und unverbindlich. Danach wissen Sie, welche Punkte Sie selbst erledigen können und wobei Unterstützung sinnvoll wäre.